Оформление и отправка исходящей документации
Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы.
Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
При оформлении писем и телеграмм указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.
Исходящие письма направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие - за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в ПИ "Дело". Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, а также кем он подписан.
Отправка исходящих документов в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации, Избирательную комиссию Тюменской области по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется системным администратором территориальной избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства по распоряжению председателя территориальной комиссии.
Документы по вопросам формирования территориальных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов территориальных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются почтой или нарочным.
При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается председателем, в его отсутствие - заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
Отправка документов производится ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней. Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным. Документы без отметок о срочности оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" в день регистрации. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
Исходящие документы, оформленные с нарушением к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.