Правовой статус и организация деятельности территориальной избирательной комиссии

Организация делопроизводства в территориальной избирательной комиссии осуществляется на основе Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной, принимаемый избирательной комиссией субъекта РФ и  устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее – ТИК).

Правовое регулировании организации делопроизводства осуществляется на основе:

1. федеральных законов

• - «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ (ред. от 01.06.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 28.06.2017);
• - «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-Ф;
• - «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015);

2. Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477,
3. Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233
4. Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76,
5. Постановление ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1832-6 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации"
6. Решений Избирательной комиссии Тюменской области,
7. ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения",
8. ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".

Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Положением о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации и правовыми актами ЦИК России.

При организации делопроизводства используются следующие понятия, которые определены в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477:

• - документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
• - делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
• - документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
• - документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
• - реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
• - подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
• - копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
• - регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
• - номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
• - дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
• - электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
• - система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
• - электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.

Организация делопроизводства территориальной избирательной комиссии возлагается на председателя или секретаря избирательной комиссии, который руководствуется рекомендациями вышестоящей избирательной комиссии.

При организации документооборота территориальной избирательной комиссии соблюдаются следующие основные положения:

а) все документы, поступающие в избирательную комиссию, подлежат обязательной регистрации;

б) в ответном документе (письме) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ;

в) номенклатура дел разрабатывается избирательной комиссией применительно к выборам данного уровня и утверждается на заседании территориальной избирательной комиссии.

Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»). Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя территориальной комиссии.

Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документ.